COM CREAR UN ESDEVENIMENT
Publicat a Albadalejo :: Solucions Audiovisuals
COM CREAR UN ESDEVENIMENT
SOLUCIONS AUDIOVISUALS
Avaluació de les necessitats de l'esdeveniment
El nostre client sap quin és el resultat final que espera, nosaltres som els responsables de convertir aquestes idees en solucions audiovisuals reals que compleixin les expectatives desitjades.
En primer lloc, hem de tenir la màxima informació de el públic objectiu assistent a l'esdeveniment, així com la naturalesa de client. Per a nosaltres tot esdeveniment té la màxima importància i el nostre objectiu és brindar les solucions que més encaixin en cada cas.
L'empresa organitzadora ens ha de facilitar les necessitats tècniques perquè puguem contemplar el tipus d'equips audiovisuals a proposar. Els requeriments poden variar enormement en funció del tipus d'esdeveniment a celebrar i dels actes que es duguin a terme en el mateix.
L'espai, si prèviament està definit, ens permetrà o limitarà l'adopció d'algunes de les solucions a proposar; si no tenim un lloc definit caldrà localitzar el millor en funció de les necessitats tècniques. En el món de l'audiovisual podem crear grans i espectaculars muntatges, però per a això necessitem disposar d'una base mínima en diferents aspectes. Els organitzadors d'esdeveniments cada vegada busquen espais més originals per als seus clients i en moltes ocasions no han estat concebuts per a la dur a terme esdeveniments. Alguns dels aspectes que ens condicionaran són els següents:
- Accés a l'espai per a càrrega i descàrrega d'equips.
- Subministrament elèctric suficient per al correcte funcionament dels equips.
- Limitacions de càrrega en sostres i existència de punts de "rigging".
- Capacitat de càrrega del terra.
- Aïllament acústic de l'espai.
- Connectivitat internet
- Possibilitat d'enfosquiment dels espais.
És fonamental tenir una orientació del sostre pressupostari per a la realització de l'esdeveniment, aquest ens donarà una guia per a la proposta que haguem de confeccionar.
Presentació de les nostres propostes i solucions.
Un cop rebuda la informació bàsica sobre l'esdeveniment hem de començar a treballar en la millor proposta en funció de les necessitats.
El més habitual, i sempre condicionat a el volum de l'esdeveniment, és crear un comitè liderat pel Project Manager responsable on els especialistes en cadascun dels diferents apartats de l'audiovisual realitzaran les propostes. Per grans esdeveniments sempre es requereix un especialista per a cadascuna de les diverses disciplines: Rigging, vídeo, so i il·luminació. És possible que es desestimin solucions proposades per diversos motius com ara seguretat, limitacions tècniques o limitació pressupostària.
Si l'esdeveniment ho requerís es complementarà l'oferta amb altres especialitats íntimament lligades als audiovisuals com poden ser tarimes, cortinatges, escenaris, decoració, senyalètica, mobiliari, streaming, energia, etc ...
Cal que el client tingui una idea de com li quedarà "el seu esdeveniment" abans de la realització del mateix, habitualment aquest és un treball que l'empresa planificadora de l'esdeveniment porta a terme i que integra de forma global dins el projecte. En Albadalejo tenim els mitjans necessaris per poder realitzar una recreació virtual dels audiovisuals dels esdeveniments, incloent renderitzats, realitat augmentada, panorames interactius o "Web View" 360º.
La presentació de la nostra oferta haurà d'estar sempre acompanyada d'uns textos explicatius de cadascuna de les solucions adoptades, els desafiaments que comporta i de les tècniques emprades. En cas de desestimar-se alguna de les propostes inicials s'ha de documentar el motiu i les alternatives que es proposen.
La valoració econòmica ha de ser clara, transparent i realitzada de manera que el client pugui fàcilment interpretar totes aquelles partides i subpartides que integren el projecte. És important que es vegi de forma nítida quin és el cost de cadascuna de les idees que en les reunions inicials es van proposar.
Preproducció de l'esdeveniment.
Un cop acceptat el nostre projecte, comença una de les fases més delicades de l'esdeveniment. Cadascuna de les partides i proveïdors externs, si n'hi haguessin, són una petita peça d'un gran puzle que hem d'encaixar a la perfecció. Tots els departaments de l'empresa han de treballar a l'uníson i en els seus diferents camps perquè quan s'iniciï el muntatge el marge d'error sigui zero.
La selecció de personal tècnic, bé intern com extern, és un minuciós procés que ens garantirà que l’esdeveniment sigui un èxit. A Albadalejo comptem amb els millors professionals per a cada especialitat i tècnica; ara ens toca escollir els perfils humans que encaixen millor amb l'esdeveniment. Haurem assegurar-nos que el personal extern que hi participi, incloent els proporcionats per subcontractes, tinguin tota la documentació perfectament actualitzada, entre les que es troben obligacions tributàries, certificat mèdic, PRLs, EPI, cursos de maquinària, certificats de treball en alçada, etc ...
Cal efectuar un plantejament logístic íntegre de l'esdeveniment, això inclou des de els transports de materials per a muntatge i desmuntatge, allotjament i manutenció de el personal, seguretat dels equips i tota aquella documentació de seguretat sobre l'espai necessària per dur a terme el muntatge. És important una cooperació amb l'espai on es realitzarà l'esdeveniment, l'empresa planificadora de l'esdeveniment i altres professionals de diferents àmbits que també hi participen. La coordinació d'horaris és bàsica i fonamental perquè es puguin complir els timmigs.
Totes les produccions dutes a terme per Albadalejo estan associades a un dossier tècnic realitzat pel cap de projecte i en el qual s'incorporen tots els detalls necessaris perquè els integrants de l'equip sàpiguen la seva tasca, quan ho ha de fer i on ho ha de fer . En aquest dossier s'inclouen totes les solucions logístiques aportades, així com els detalls de les solucions tècniques previstes per a l'esdeveniment. Una part important del dossier es la planimetria desenvolupada per a l'ocasió; en ella s'indica quin és el lloc on cada element ha d'estar i de quina manera ha de ser muntat. No cal deixar oberta la porta a la improvisació, tot ha d'estar perfectament documentat.
El muntatge.
Iniciem el muntatge, és important convocar a tot el personal uns minuts abans del seu inici per poder efectuar una reunió explicativa de com serà el procés. El Project Manager lidera la trobada i li traspassa tota la informació al cap d'equip, que serà a partir d'ara qui prengui la responsabilitat del muntatge de l'esdeveniment sempre seguint les instruccions especificades en el dossier que es distribueix a l'equip.
És important efectuar el muntatge com s'ha acordat, no cedir a la improvisació ja que podria afectar els timmings. En cas que el client suggereixi modificacions s'ha de comunicar sempre amb el cap d'equip qui ho compartirà amb el Project Manager. Pot aparèixer un imprevist, està previst que aparegui; ja hem comptat amb això.
Lliurem l'esdeveniment al client a l'hora convinguda, a temps. Expliquem els detalls i emfatitzem en aquells detalls que puguin ser interessants. Efectuem els assajos i tot queda llest per l'Esdeveniment.
L'esdeveniment i el seu desmuntatge.
Ha arribat el gran dia. Per a nosaltres és una feina més que realitzarem amb tota la professionalitat que ens caracteritza, però per al nostre client és "l'esdeveniment" i així ha de notar-ho.
Convoquem a l'equip amb la suficient antelació. Tots els aparells han d'estar en marxa. Cal verificar que tot estigui llest i a punt per iniciar quan ens ho diguin; a partir d'aquest moment anem a marcar la pauta de tot el que passi. Ens ajustem l’intercom i esperem el senyal: 3, 2, 1 ....
... .ja hem acabat. Tot ha sortit bé, com és habitual. Estem cansats però satisfets per la feina feta. Hem d'esperar uns minuts a que els convidats desallotgin les instal·lacions per poder començar amb el desmuntatge; si l'esdeveniment ha estat curt s'encarregarà el mateix equip sinó altres companys els rellevaran.
Després del desmuntatge i abans que l'últim camió es vagi cal fer sempre un cop d'ull i verificar que es deixen les instal·lacions en el mateix estat en què les hem trobat.
